İş Yazarlığının İkinci Yasası – Görünüş Önemlidir
İyi bir ilk izlenim fark yaratır; okunamaz görünen bir belge muhtemelen okunmayacaktır.
İş kıyafetleriniz profesyonelliğinizi net bir şekilde ifade ettiği gibi, yazdığınız materyalin görünümü de bir açıklama yapar. Sayfa özensizse veya yanlış görünüyorsa uzmanlığınız sorgulanabilir. İçerik kibirli, modası geçmiş veya okunması imkansız görünüyorsa, farkında olmadan olumsuz bir yanıt oluşturmuş olabilirsiniz.
Belgenizi göndermeden önce iyice inceleyin. Davetkar görünüyor mu? Yoksa itici mi? Gördüğünüz beyaz boşluk yalnızca bir baskı olmaması değildir; okuyucunun gözünü en yakın siyaha yönlendirir. Çok fazla siyah varsa, okunması çok zor görünür ve okuyucular içine dalmak konusunda isteksizdir. Onu bir kenara koyabilir, orada burada gözden geçirebilir veya hemen çöpe atabilirler. Ne yaparlarsa yapsınlar, onları etkilemediniz.
Bu nedenle, belgenizde yeterli boşluk yoksa biraz ekleyin. Nasıl? İki buçuk inçten daha uzun olan herhangi bir paragrafı bölün. Listeleri kullanın. İyi marjları koruyun. Veya metin için bir geniş sütun ve “tırnak işaretleri” için daha dar bir sütun oluşturun. Bu arada, çekme alıntıları yoğun belgelerde kullanmak için ideal bir tekniktir çünkü metinden önemli bir tümceyi veya cümleyi tekrarlarken ve dikkat çekerken genel görünümü aydınlatırlar.
Tersine, eğer çok fazla beyaz boşluk varsa, materyal düzensiz görünür ve okunması imkansız hale gelir. Tabii ki, sadece bir cümle uzunluğunda bir paragrafınız olabilir. Ancak tüm paragraflarınız tek cümlelerden oluşuyorsa, belge, yazarın paragrafın ne olduğunu gerçekten anlamadığı anlaşılıyor. Düzelt.
Tüm belgelerinizin görünümünü nasıl iyileştireceğiniz aşağıda açıklanmıştır.
- Beyaz boşluğu mektubun veya belgenin önemli bir bileşeni olarak düşünün. Kenar boşlukları malzemeyi çerçevelemeli ve metin içinden geçilemeyecek kadar yoğun görünmemelidir.
- Harfleri bir veya iki sayfada tutmaya çalışın. Çok fazla bilgi iletmeniz gerekiyorsa, bir ön yazı kullanın ve bilgileri ona ekleyin.
- İkinci bir sayfada tek bir cümle gibi, gevşek olasılıklardan ve sonlardan kaçının.
- Okuyucunun gözünü bilgilerde verimli bir şekilde hareket ettirmek ve boşluk eklemek için listeleri kullanın.
- Paragrafları en fazla dört cümle olacak şekilde tutun. Bir mektubu ayrı bir “Harekete Geçirme Çağrısı” paragrafıyla kapatmayı unutmayın; tek paragraflık bir mektup yazmayın.
Ne söylediğiniz okuyucu için önemlidir. sadece eğer okumaya zahmet ederlerse. Malzeme görünümünü yaptığınızda okuması kolay,aslında okunacaktır. Belgeniz erişilebilir göründüğünde öyledir. Gerçek şu ki, beğensek de beğenmesek de, görünüm önemlidir.
