20 Küçük İşletme Hayatta Kalma Stratejisi
Çalışanları işten çıkarmadan zorlu ekonomik zamanlarda nasıl hayatta kalınır?
Bir işletme sahibi veya yöneticisi olarak, son 18 ay boyunca, azalan kar marjlarıyla ve bir zamanlar “sıcak ürün veya hizmet” olarak gördüğünüz ürünleri satın almak için sıraya giren daha az müşteriyle karşı karşıya kaldınız. Bu görünüşte zor zamanlardan nasıl kurtulacağımız sorusu genellikle “daha fazla işçi çıkarmalıyız” veya “… Banliyö’deki ofisi kapatalım” gibi yanıtlarla sonuçlanır.
Bu yaklaşımla ilgili sorun şu ki…ekonomi toparlandığında, en başta işten çıkardığınız o insanları yeniden işe almak isteyeceksiniz. Ne yazık ki, başka işlere geçtiklerini, okula döndüklerini veya kendi işlerini kurduklarını keşfedebilirsiniz. O zaman kendinizi, şimdi yeni bir çalışanı işe alıp eğitmeniz veya “koşarak yere vurabilecek” daha deneyimli bir çalışanı işe almanız gereken bir duruma soktunuz.
Ekonomik gerileme sırasında çalışanları işten çıkarmak “son çare” olmalıdır. En azından, diğer tüm yolları keşfedene, yani aşağıda özetlediğim stratejileri deneyene kadar değil. Hatta bir adım daha ileri gideceğim. Bu stratejilerin bazılarını (hepsini değilse de) zaten uyguladıysanız veya bunları şirketinizin işletme kültürünün ayrılmaz bir parçası haline getirdiyseniz, Bahamalar’a uzun zamandır planladığınız tatilinizi muhtemelen iptal etmemişsinizdir.
Ek olarak, bu temel stratejiler, büyüklükleri ne olursa olsun işletmeler tarafından benimsenebilse de, öncelikle Küçük İşletmelere yöneliktir. Küçük işletme tanımının sektöre göre değişeceği açıktır ve daha da önemlisi, işletme sahibinin kişisel değerlendirmesine bağlı olabilir. Ne olursa olsun, işletmenizin Küçük İşletmeler Derneği (SBA) tarafından tanımlanan sınıflandırmasını şu adrese giderek öğrenebilirsiniz: http://www.sba.gov
Hayatta Kalma Stratejileri
1. Haftalık Bütçe Toplantıları Planlayın. Varsayım, bir bütçeniz olduğudur. Kaç tane küçük işletmenin (a) uygun bir bütçe geliştirmek için zaman harcamadığına veya (b) düzenli bir bütçe inceleme sürecine sahip olmadığına şaşırabilirsiniz. Toplantıyı, ilgili departmanlarındaki harcamaları azaltmanın (ve onları ödüllendirmenin) yollarını bulmak için yöneticilere ve süpervizörlere meydan okumak için kullanın. Ülkenin çeşitli yerlerinde veya küresel olarak uydu ofisleriniz varsa, yöneticilerin konferans aramaları yoluyla arama yapmasını sağlayın. Çeşitli departmanlarının bütçelerini gerekçelendirecek argümanlarla ve maliyetlerin nasıl azaltılacağına dair planlarla hazırlandığından emin olun.
2. Bir Kar Komitesi/Görev Gücü kurun. Bu çalışan odaklı olmalıdır. Fikirlerine katkıda bulunmaları için onlara meydan okuyun, ancak daha da önemlisi, gerçekten uygulanan iyi fikirler için onları ödüllendirin.
3. Performans incelemelerinizi yenileyin. Çalışanların (özellikle Kıdemli Yöneticilerin) hedefleri, şirket hedefleriyle (yani satışları artırmak, giderleri azaltmak, müşteri hizmetlerini iyileştirmek) uyumlu mu? Hedefler sadece retorik veya “iyi hissetmek” sözlerinden daha fazlası mı? Basitçe söylemek gerekirse, hedefler yeterince spesifik mi ve… ilerlemeyi gerçekten “ÖLÇEBİLİR” misiniz?
4. “Ciro” oranlarınızı gözden geçirin. Kârlar, geç ödeme yapan müşteriler tarafından atıl envanter tarafından hızla tüketilir. Bu öğeleri bütçe inceleme sürecinizin bir parçası olarak dahil edin. Kutu paketlerini azaltmak için satıcılarınızla yakın çalışın veya satmayan ürünlerden kurtulun! Geç ödeme yapan müşterilerinizle uzlaşma teklifinde bulunun veya ödenmemiş alacaklar için taksitlendirme yapın. Zor ekonomik zamanlarda bir şey elde etmek hiç yoktan iyidir.
5. Satıcılarınızla aranızdaki güce güvenin. Ortaklıklar sadece “konuşmaktan” daha fazlası olmalıdır. Daha iyi şartlar üzerinde pazarlık yapın, yani faturalarınız için “ödeme günlerini” artırmaya çalışın. Yılda 1 milyon ABD Doları değerinde bir iş bazında ayda fazladan 5 gün ayırmak bile işletmenize vergilerden sonra 3.000 ABD Doları’nın üzerinde ekstra faiz kazandırabilir. Bu gerçek para!
6. Bordro Döngünüzü değiştirin. Haftalık bordro döngüsündeyseniz, iki haftada bire geçmeyi düşünün. İki haftada bir ödeme yapıyorsanız, altı ayda bir (15. ve 30.) geçiş yapmayı düşünün. Bunun işletmeniz için mantıklı olduğundan emin olmak için bir maliyet-fayda analizi yapın. Özellikle oldukça geniş bir çalışan tabanınız varsa, önemli olabilecek bordro işleme maliyetlerini azaltabilirsiniz.
7. “Yeşil” çoğunluğa erken binin. Daha fazla enerji verimli olun. Kim bilir… vergi indirimlerinden yararlanmaya bile hak kazanabilirsiniz. Çalışanlara, konferans odalarından çıktıklarında ışıkları kapatma alışkanlığını kazandırın. Nadiren kullanılan odalar veya alanlar için sensörler kurmak düşünülmesi gereken bir şey olabilir. Her günün sonunda bilgisayarları kapatın ve ofis ekipmanlarının fişini çekin. Devletin ENERGY STAR programına göre, ev elektroniğinin kullandığı elektriğin %40’ı ürünler kapalıyken tüketiliyor. Bunun ofis ekipmanı için de geçerli olduğunu hayal ediyorum.
8. Bankacınızla görüşün. Hemen bir toplantı ayarlayın. Yalnızca kritik bir ilişki kurmakla kalmayacak (birçok yöneticinin ihmal ettiği bir ilişki), aynı zamanda onlardan fikir isteyeceksiniz. Diğer işletmeler için neyin işe yarayıp yaramadığını görme avantajına sahipler, bu yüzden beyinlerini seçmekte özgürsünüz. Hepsinden iyisi… ücretsiz tavsiye! Para Piyasası hesaplarına, CD’lere vb. fazladan para yatırmak gibi konuları tartışın. İşletme hesabınızı faiz getiren bir çek hesabına taşıyıp taşıyamayacağınıza bakın. Kazanılan faiz “dünyayı sarsan” olmasa da, yine de farklı bir şey yapmadan kazanılan paradır. Böyle bir hesaba yazılabilecek çek tutarının bir sınırı varsa, bankanın alabileceği ücretlere karşı kazanılabilecek faizi inceleyin. Faturaları elektronik olarak ödeyin ve çek yazma ücretlerini azaltmak için çalışanlarınıza doğrudan para yatırma teklifinde bulunun. Ayrıca, çek hesabınızda çok yüksek bir bakiye mi taşıyorsunuz? Muhasebecinizle birlikte çalışın ve bu atıl paranın bir kısmının başka bir yerden faiz kazanıp kazanamayacağını görmek için nakit akışınıza bir göz atın.
9. Seyahat bütçenizi azaltın (eğer hala varsa). Telefon ve/veya Video Konferans size tonlarca para kazandıracak. Ayrıca, her yıl katıldığınız seminer ve konferanslar gerçekten işe yarıyor mu? Belki 4 yerine 2’ye katılmak aynı faydaları elde eder.
10. Sözleşmeleri yeniden müzakere edin. Mevcut sözleşmeleri görüşmek ve ücretleri azaltmak için hizmet sağlayıcıları (telefon, yazılım vb.) ve danışmanları getirin. Kiralamalarınıza bir göz atın (ofis ekipmanı, kira vb.). Ayrıca, herhangi bir “gizli anlaşma” ve/veya indirimden tam olarak yararlanıyor musunuz? “Aşırı ücretlerden” kaçınmak için faturalara dikkat ediyor musunuz? Ekonomik gerilemeden yararlanın. Bu noktada kimse müşteri kaybetmek istemez. Uygun olduğunda, işiniz için teklif vermeleri için diğer sağlayıcıları getirin. Dikkat: Sadece ucuz oldukları için onları işe almayın!
11. Vergi stratejileri. Ekipmana çok yatırım yapıyorsanız ve yüksek ticari ekipman vergilerine maruz kalıyorsanız İş dostu vergi kodları ile eyaletleri keşfedin. Düşük vergi durumunda bir “ekipman holding” şirketi kurmanın faydaları vardır. İş kayıpları ve zarar yazmalar, işletmenizin çeşitli vergi indirimleri ve kesintileri için hak kazanmasına da neden olabilir. İşletmeniz için bunları ve diğer vergi indirimlerini nasıl en üst düzeye çıkarabileceğiniz konusunda iyi bir vergi avukatıyla konuşun.
12. “Rezervler” için bütçe. Başka bir deyişle, bütçenizde bir kalem olarak bir “beklenmedik durum” veya “çeşitli” hesap bulundurun. Toplam harcamalarınızın %5 – %10’unu öngörülemeyen durumlar için ayırmak iyi bir başlangıç noktası olacaktır. Unutmayın, geleceği tahmin edebilseydik, hepimiz milyoner olurduk. “Yedek” hesabını bir “gider” kalemi olarak dahil etmek, tek kelimeyle iyi bir iş politikasıdır.
13. Sağlık sigortası faydalarınıza bakın. Sigorta Temsilcinizle bir süredir konuşmadıysanız, şimdi tam zamanı. Zaten poliçenizi altı ayda bir gözden geçirmelisiniz. İş gücü seviyenizdeki küçük bir değişiklik, işveren (ve çalışan) üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilir, sözleşmeniz yenilenecek mi? Herhangi bir ücret ödemeden sözleşmeyi feshedebilir misiniz? Kapsamdan ödün vermeden orada iyi bir anlaşma bulabilirsiniz.
14. Yıllık fatura denetimleri yapın. Satıcılarınızdan alınan faturalara yakından bakın. Faturaları ödenmeden önce izlemek için iyi bir sisteminiz yoksa, meydana gelebilecek mükerrer veya hatalı ödemelerin sayısına şaşırabilirsiniz. 1.000 $’lık bir faturaya fazladan bir “0” eklenmesi, 10.000 $’lık bir ödemeye ve 9.000 $’lık bir hataya neden olur. Çalışanlarınızı bu hataları keşfettiklerinde teşvik edin. Örneğin, parayı geri alırlarsa, onlarla paylaşın. Bu bir “kazan-kazan” anlaşması!
15. Terk edilmiş müşterilerin peşinden gidin. Bir rakip kapılarını kapattıysa, bu “FIRSAT” anlamına gelmelidir. Müşteri geri çekiyor olabilir, ancak işler düzeldiğinde veya yeni bir iş bulduğunda geri döneceklerdir. Rakibinizin bıraktığı boşluğu doldurmak için iyi bir konumda olduğunuzdan emin olmak isteyeceksiniz.
16. Yeni satış pazarlarını keşfedin. Tuhaf görünse de ekonomik gerileme, yeni pazarlarda fırsat aramak için mükemmel bir zamandır. Bir zamanlar dışlanan bölgeler (özellikle denizaşırı ülkeler) artık ikinci veya üçüncü kez bakılmayı hak ediyor. Yine çalışanlarınızdan fikir alın.
17. Topluluğunuza dahil olun. Topluluk etkinliklerine ve hayır kurumlarına yapılan bağışlara sponsorluk yapmaktan vazgeçmeyin. Küçükler Ligi Beyzbol takımının formalarına harcanan para “önemli”. İnsanlar bu şeyleri hatırlıyor. Bu insanlar potansiyel müşteriler veya iyi yönlendirme kaynaklarıdır. Aslında, yerel Major League Baseball stadyumunuzdaki tabela için harcadığınız tonlarca paradan çok daha değerli. Bilirsiniz…kimsenin fark etmediği!
18. Twitter kullanıyor musunuz? Sosyal paylaşım sitelerinde varlığınız var mı? Evet, Facebook, Twitter, MySpace vb. den bahsediyorum. Çalışanlarınız LinkedIn’i kurdu mu? “Anne ve Baba” tipi bir işletme olsanız bile, “nasıl yapılacağını” bilmiyorsanız, teknolojiden anlayan çalışanlarınızdan birine güncellemeleri yayınlaması ve bu siteleri sizin için izlemesi için haftada fazladan 15 veya 20 sent ödemeyi düşünün.
19. Yarı zamanlı ve Bağımsız Yükleniciler. İşten çıkarmayı düşünmeden önce, çalışma saatlerini azaltma veya bir çalışanın statüsünü “Bağımsız Yüklenici” olarak değiştirme olasılığını keşfedin. Çalışanlar yine de bir gelirinizin olmasını takdir edecek ve aynı zamanda bordro vergilerinden ve/veya zorunlu olduğunuz sağlık sigortası primlerinden tasarruf edeceksiniz.
20. Son olarak… çalışanlara karşı dürüst olun. Onlara bugün her şeyin harika olduğunu ve sonra yarın dinlenmeye başlayacağını söyleme. Öte yandan, işler gerçekten zorsa, onlara haber verin. Dürüst bir ilişki kurarsanız ve çabalarını ne kadar takdir ettiğinizi size bildirmek için zaman ayırırsanız, zor zamanlarda sizin için “yarasaya giderler”. Onları işten çıkarmak zorunda kalırsanız, acıtsa bile anlayacaklardır. Bahsedilen diğer 19 stratejiyi uygulamış ve bunları şirket kültürünüzün ayrılmaz bir parçası haline getirmişseniz, muhtemelen çalışanlarınız şirketinizi ekonomik krizden kurtaracak kişiler olacaktır.
