Maliyet Tekliflerini Kazanmak İçin Yedi Anahtar Formül
Kısıtlı bütçe kısıtlamaları olan oldukça rekabetçi bir ortamda, maliyet teklifi çözümünüz yalnızca uyumlu değil, aynı zamanda duyarlı, rekabetçi ve ikna edici olmalıdır.
Maliyet açısından, teknik teklif üzerinde bir etki yaratmak neredeyse imkansızdır. Ancak, bir sonraki teklifinizi de kazanan bir maliyet teklifi yapmak için uzun bir yol kat edecek yedi temel ilkeyi takip edebilirsiniz.
1. Mevcut müşteri bilgilerine sahip olun ve bunlardan yararlanın – fiyatı yönlendiren piyasa faktörlerini bilin.
Müşterinizin neyle ilgili olduğunu bilmek ilk adımdır. Müşterinin önceki satın alma geçmişini, bütçe baskılarını, yetkili program finansmanını, program desteği kesintilerini, müşteri personelini ve rezervlerini ve ayrıca bağımsız maliyet tahminlerini ve fiyat odaklı mı yoksa performans odaklı mı olduklarını bilmeden müşteri hakkında sadece tahminde bulunuyorsunuz. İstihbaratınızı etik olarak elde etmelisiniz.
2. İş yapmanın şirketinize ne kadara mal olduğunu bilin.
Çoğu şirketten, nihai RFP çıkana kadar işi yapmanın ne kadara mal olduğunu bulamadıklarını sık sık duyduk. Bu saçmalık. Taslak bir RFP ile, işi yapmanın size ne kadara mal olacağına dair erken bir tahminde bulunabilirsiniz. Taslak bir RFP olmadan, satın alma hakkında, geniş kapsamlı bir tahmin olsa bile size neye mal olacağını tahmin etmek için yeterli bilgiye sahip olmanız gerekir. Bunun kesin bir bilim olmadığını ve gerçek RFP’ye yaklaştıkça daha doğru sonuçlar alacağınızı unutmayın. Maliyetleri önceden bilmek, son adımda yaratıcı olmanıza yardımcı olacaktır. Nihai RFP çıkana kadar beklerseniz, gerçek maliyetlerin ne olduğunu tahmin etmekle çok meşgul olduğunuz için, fiyatlandırmanızda (maliyetten farklı) yaratıcı bir fark yaratmak için çok geç kalmış olursunuz. Maliyetleriniz hakkında önceden bilgi sahibi olarak, kazanmak için birçok yaratıcı seçim yapabilirsiniz.
3. Aynı işi yapmak için rakiplerinizin maliyetlerinin ne olduğunu bilin.
Rekabet bilgileri olmadan, kazanmak için ne gerektiğini tahmin ediyorsunuz. Bu bilgilere GSA Advantage, İnternet aramaları, FOIA istekleri ve EZGovOpps ve GovWin gibi abone olunan arama hizmetleri aracılığıyla kolayca erişilebilir. Rakibinizin ve takım arkadaşlarının geçmişteki galibiyetlerine bakarak rakip takım arkadaşlarınızın kim olduğunu ve nasıl teklif vereceklerini öğrenin. Projede hangi kurumsal yatırımları yapacakları ve teklif verme konusundaki olası yaklaşımları hakkında istihbarat toplayın. Alt tabana ulaşmak için iş yerlerini değiştirmek, üretkenliği artırılmış araçları aşılamak, personeli yeşillendirmek gibi rakiplerinizin daha düşük fiyatlar elde etmek için kullandığı küçük hileleri öğrenin. Şirketler zamanla aynı şeyleri yapma eğilimindedir. Ayrıca rakiplerinizin yerleşik olup olmadığını da göz önünde bulundurmanız gerekir. Görevdekiler daha az risk alma ve ‘kutunun dışında’ daha az düşünme eğilimindedir.
4. Performans çalışma beyanına bağlanan ve tahminlere dayalı olarak desteklenen, iyi tasarlanmış bir iş kırılım yapısı (WBS) sağlayın.
Performans çalışma bildiriminde veya çalışma bildiriminde özetlenen çalışmayı tahmin etmek için bir WBS olmadan, performansla ilgili tüm unsurları yeterince düşünemeyeceğinize inanıyoruz. Bazı unsurları dışarıda bırakmanız veya tahminlerinizi potansiyel olarak ikiye katlamanız muhtemeldir. Çalışmayı tahmin etmek için genellikle üç seviyeli bir WBS’nin yeterli olduğunu görüyoruz. Ayrıca, müteahhitlerin sık sık İDA’nın yalnızca üçüncü seviyesinden ziyade tüm seviyelerinde tahminlerde bulunduğunu, bunun da kafa karışıklığına ve yanlış tahminlere neden olduğunu görüyoruz. Bu ayrıntı düzeyini geliştirdiğinizde, maliyetlendirmenizde nerede düzeltmeler, kesintiler veya eklemeler yapabileceğinizi tespit etmek daha kolaydır.
5. Teklif verdiğiniz projede firma yatırımlarınızı aktif olarak belirleyin.
Şirket yatırımları, kuruluşunuzun projenin performansını veya verimliliğini artırmak için yaptığı (eğitim, işe alma, geçişler), maddi duran varlıklara yapılan yatırımlar ve dolaylı oranlarda şirket tarafından alınan projeye özel indirimlerdir. Bu tür yatırımların tümü, kurumun üstlendiği yatırımlardır ve Devlet tarafından geri ödeme kalemi değildir.
6. İş yapması kolay şirket olun.
Onlara istediklerini ve daha fazlasını verin. Kazanan şirket, değerlendirmeyi kolaylaştıran, verileri (teknik ve maliyet) organize izlenebilir bir şekilde sunan ve verileri hem yazılı hem de elektronik formatta sunan şirkettir. RFP elektronik format istemese bile, yine de Hükümete bu şekilde verin. Değerlendiricinin düşünce süreçlerinizi kolayca takip edebilmesi için tüm formülleri saklayın. Unutmayın, onlara izleyebilecekleri yazılı ve elektronik versiyonu veren firma, muhtemelen değerlendiricilerle puanlanmamış puanlar alacaktır.
7. Maliyet açısından rekabetçi olun ve bu konuda yaratıcı olun.
Bundan önce kalan tüm adımları yerine getirdiyseniz, bu adım en kolay olanıdır (gerçekten). Bu, işgücü oranları, personel yeşillendirme, azaltma, rekabetçi ücret yapıları, rekabetçi ve yeni dolaylı oranlar, mümkün olduğunda doğrudan teklif verme ve şirket yatırımları hakkında kaleminizi ve zihninizi keskinleştirdiğiniz anlamına gelir.
Tüm bu ayrıntılar bir yana, teklifin tüm unsurları arasında gözle görülür bir amaç ve düşünce birliği olmalıdır. Basitçe söylemek gerekirse, teknik veya yönetim teklifinde maliyette tanımlanmayan bir şeyi tanımlayamazsınız. Pek çok (belki de çoğu) teklifin bir ciltten diğerine izlenmesi çok zordur. Kulağa küstahça gelse de, onu kendiniz yaratmanız gerekse bile, öğeler arasında her zaman tanımlanabilir bir bağlantı olmalıdır.
Çoğu proje veya ürün, örtülü veya açık bir şekilde bir iş kırılım yapısına sahiptir. Projeler için genellikle çalışma bildiriminin yapısı gibi bir şeydir. Ürünler için, spesifikasyona çok benzer görünebilir. Ne olursa olsun ve ayrıntıları üzerinde anlaşmaya varmak ne kadar zor olursa olsun, böyle bir arıza mevcuttur. Çeşitli ciltleri birbirine bağlamak için en uygun yarışmacı bu dökümdür.
Talepte belirli bir yön yoksa, bu döküm teknik ve maliyet teklifleri arasında mantıklı, açıklanması kolay ve önemli bir bağlantı oluşturacaktır. “Ama müşteri bizden bunu yapmamızı istemedi” diyorsunuz. Evet, haklı olabilirsin ama kazanmak istiyorsun, değil mi? Müşteriler, iş yapması kolay şirketlerden satın almak istiyor. Bu izlenimi pekiştirmeye başlamanın harika bir yolu, teklifinizin anlaşılmasını rakiplerinkinden daha kolay hale getirmek olabilir. “Ama fiyatlandırmayı bu şekilde yapmak çok iş.” diyebilirsiniz. Kazanmak istiyor musun?
