Yönetici Özeti: Birinci Kişide mi, Üçüncü Kişide mi Olacak?
İstediğim gibi olsaydı, her yönetici özeti birinci tekil şahıs olurdu. Ama sonra dünya henüz benim yolumda görmeye başlamadı.
Yönetici özetinizi birinci veya üçüncü kişi ağzından yazmanız genellikle müşterinizle olan ilişkinize bağlıdır. Bunun gibi. Organizasyon ne kadar büyükse, üçüncü kişinin kullanılması o kadar olasıdır – daha resmi bir ton. Müşteriye ne kadar aşina olursanız ve ilişki o kadar iyi olursa, yönetici özetinizin birinci tekil şahıs ağzından yazılması ve daha resmi olmayan ve sohbete dayalı olması ihtimali yüksektir. Girişimciler için bu, birlikte çalıştıkları ve ilişkiler kurdukları küçük işletme müşterileri için daha doğru olma eğilimindedir.
Ancak – bunu aklınızda bulundurun. Yönetici özetinizde ister birinci kişiyi ister üçüncü kişiyi kullanın, seçim ilişki odaklıdır. Büyük bir organizasyonun üst yönetimi ile harika bir ilişkiniz varsa, birinci kişiyi kullanabilirsiniz. Yani – ben, ben, biz, biz. Bununla birlikte, yönetici özeti, kullanmanız muhtemel olan sade, sıcak, birinci şahıs dilini takdir etmeyen veya sizinle bir ilişkisi olmayan başkaları tarafından görülecekse, üçüncü şahısta kalın; o, o, onlar, o/o.
Yönetici özetinizde ilk kişiyi kullanmanın müşterinin rahatlık düzeyini karşılayıp karşılamadığına karar vermek size kalmıştır. Örneğin, müşteriye “Bu yolu izlemenizi öneririz. Kabul ederseniz, sizinle bir randevu ayarlayacağım ve sonraki adımları gözden geçirebiliriz” diyebilirsiniz. Bu birinci şahıs ve gayri resmi.
Genel olarak konuşursak, tanımadığınız herhangi bir kuruluşa yönetici özeti sağlarken birinci kişiyi kullanmayacaksınız veya kullanmamalısınız; yani hükümet, büyük şirketler, STK’lar. Ben veya Biz’i kullanmaya başlarsanız muhtemelen şok olacaklardır. Bunu beklemeyecekler ve karşılaştığınız sorun, sırf kullandığınız dil yüzünden herhangi bir harika teklifi reddetmeleridir.
İstisnalar var mı? Elbette var. Bazı kuruluşlar sadece farklıdır. İlerici, yaratıcı ve alternatif yaklaşımlara daha açık. Bir spor takımı, bir eğlence şirketi, hatta bir siyasi kuruluş, sıra dışı bir şey görmek istiyor olabilir. Teklifiniz benzersizse yönetici özetinizin de benzersiz olması gerekir. Geleneksel bir üçüncü şahıs biçimini takip etmek zorunda değildir.
Bir yönetici özeti geliştirirken kriterlerim, teklifinizin bir özeti olmasının yanı sıra, erişilebilir olmasıdır. Erişilebilir derken neyi kastediyorum ve bunun birinci veya üçüncü kişiyi kullanmakla nasıl bir bağlantısı var? Bahse girerim içeriği harika olduğunu düşündüğünüz ancak okunması zor bir kitap veya makale okudunuz. Erişilebilir derken, yazının takip edilmesinin, kavranmasının kolay olduğunu ve karmaşık konuların etkili bir şekilde açıklandığını kastediyorum. Kitaplar, makaleler, teklifler, erişilebilir olmadıklarında genellikle bir kenara atılır. Ben de dahil olmak üzere insanlar bunları okumaya tenezzül edemezler. Demek istediğim, birinci tekil şahıs ağzından yazmanın genellikle daha erişilebilir olduğuna inanıyorum. Yazabilirsin – kendi sesinle. Çok doğaldır, daha sıcak olma eğilimindedir ve bu nedenle daha cana yakındır. Hatta daha iyi anlaşılabilir.
En başında, dünyanın henüz birinci kişiyi kullanmayı düşünme şeklime gelmediğini söyledim. Sosyal medyanın etkisi sayesinde bu tamamen doğru değil. Sosyal medya ilişki kurmayı alt üst ediyor. Facebook, LinkedIn, Twitter geçmişte asla var olamayacak ilişkiler üretiyor. Bu yeni bağlantılar, çoğu bloglar aracılığıyla gelen pazarlamayı yönlendiriyor ve bloglar her zaman birinci tekil şahıs ağzından yazılıyor. Sosyal medya aracılığıyla kurulan bu ilişki, daha gayri resmi bir dünya yaratıyor. Bu da diğer alanlarda nasıl iletişim kurduğumuzu etkiliyor. Bu nedenle, bir yönetici özetinin geçmişte olduğu kadar katı üçüncü şahıs olmasını beklemeyin.
Ancak, bu RFP’ye veya başka bir teklife yanıt verirken resmi bir üçüncü kişiye bağlı kalmanız gerekiyorsa, yine de teklifinize biraz kişilik katmak istiyorsanız ne olacak? Yönetici özetini kullanamayabilirsiniz, ama tahmin edin ne oldu. Kapak mektubunuz size bu seçeneği sunuyor. Sizden geliyor, birinci kişide, sizi, benzersiz niteliklerinizi, müşterinin siz ve şirketiniz hakkında gerçekten bilmesini istediğiniz şeyleri ayırt edebilir.
Birinci şahıs mı yoksa üçüncü şahıs yönetici özeti mi? Müşterinizle ne tür bir ilişkiniz olduğunu veya olmadığını kendinize sorun. Üçüncü kişiyi kullanarak her zaman güvenli oynayabilirsiniz. Daha kişisel ve gayri resmi olabiliyorsanız ve müşteriyle olan ilişkiniz bunu haklı çıkarıyorsa, o zaman birinci kişiyi kullanmayı düşünün.
