Mektup Yazma Teknikleri – İyi Haber Vs Kötü Haber Mektupları
İyi haber ve kötü haber mektubu yazarken tartışılması gereken farklı stratejiler ve teknikler vardır. İyi haber mektuplarında bir yazar, alıcıya iyi bir haber iletir. İlk paragraf (giriş), iyi haber konusunu (mektubun nedeni) sağlar. İkinci paragraf (tartışma) iyi haberin ayrıntılarını sağlar ve üçüncü paragraf (sonuç) harekete geçme çağrısı yapar.
Kötü haber mektupları dolaylı yaklaşımı kullanır ve gerçekleri ve destekleyici kanıtları sunarken tarafsız bir fikirle açılır. İkinci paragrafta kötü haber mektubunun nedeni verilmektedir. Üçüncü paragraf nötr bir kapanışla biter. Kötü haber mektubu yazarken incelik ve nezaket gereklidir. Kötü haber mektubu yazan bir yazar, gelecekteki sorunlardan kaçınmak için mektup boyunca üslup ve yapıya dikkat etmelidir. Yazarlar okuyucuyu gücendirmekten kendilerini alıkoymalıdır.
Tüm yazılar bir tür iknadır. Bir yazar, okuyucusunu kendi bakış açısını anlamaya ikna etmeye çalışır. Kötü haber içeren bir iş mektubunda, etik kuralların çiğnenmesini önlemek için ifadeye dikkat etmek çok önemlidir. Bir kötü haber mektubunun gerekçesine bir örnek:
Çalıştığım bir şirkete, mümkün olan her şekilde işgücü maliyetini düşürmesi tavsiye edildi. Sahip olduğum tek seçenek, şirket içindeki tüm geçici pozisyonları sonlandırmak. Bu karar, geçici çalışanların her birine kötü haber mektupları yazmamı, onları işten çıkarmamı ve her birine fesih sebebini açıklamamı gerektiriyor. İş performanslarının mükemmel olduğunu ve şirket kararım üzerinde hiçbir etkisi olmadığını açıkça belirtirken mektup boyunca incelik ve nezaket kullanmaya özen göstermeliyim. Çalışana yazarken, kıdem tazminatı teklif etmeliyim ve çalışanın iş aramasına yardımcı olacak bir tavsiye mektubu yazmalıyım. Ek olarak, tıbbi yardımlar fesihten sonra kısa bir süre için uzatılmalıdır. Ek olarak, çalışana verilen nitelikleri ve kanıtlanmış yetenekleri ile yakın gelecekte başka bir pozisyon bulacağından eminim. Sakin ve yukarı doğru mutlu bir notla bitirin.
