Küçük İşletme Sahipleri İçin Zaman Yönetimi İpuçları
Çoğu işletme sahibi muhtemelen ürünlerinin yüzde 20’sinin satışlarının yüzde 80’ini oluşturduğunu zaten biliyor. İşi tam olarak hangi ürün veya hizmetlerin yönlendirdiğini keşfederek uzun vadede zaman kazanın. Enerjinizin çoğunu önemli şeylere odaklayın ve kalan yüzde 80’e ayırdığınız zamanı azaltın.
Öncelik vermeyi öğrenin. Ürününüzün yüzde 20’sinin işinizi yönlendirmesi gibi, bazı faaliyetlerinizden bazıları diğerlerinden daha verimlidir. Önce en önemli projelerinizi halletmeniz eski ama iyi bir zaman yönetimi ipucudur. Bu stratejiyi çalışanlarınıza öğretin ki hepiniz önemli projeleri tamamlamak için zaman bulabilesiniz. Faaliyetlerinizi önem sırasına göre sıraladıktan sonra, bunları tamamlamak için kendinize belirli bir süre verin. Örneğin, telefon aramalarına geri dönmek ve e-postaları yanıtlamak için kendinize bir süre verin ve bunu aşmamaya çalışın. Bir tür programa bağlı kalmak, işinizi gerçekten ileriye götürmeyen sıradan faaliyetlerde kaybolmak yerine önemli projelere odaklanmanıza yardımcı olacaktır.
Her gün bir “yapılacaklar listesi” yapın. Her sabah bir liste yazmaya vaktiniz olmadığını düşünebilirsiniz. Bununla birlikte, her gün bir küçük işletme sahibinin karşı karşıya kaldığı çok sayıda ev işi karşısında bunalmak kolaydır. Son dakika kesintileri ve dikkat dağıtıcı unsurlar, en odaklanmış işletme sahibinin bir görevi bitirmeyi unutmasına neden olabilir. Kısa ama özenle hazırlanmış bir “yapılacaklar listesi” size o gün yapmanız gerekenleri hatırlatacaktır. Bu, önemli müşterinizi geri aramayı unutmanızı önleyecektir. Listeyi yazarken günlük işlerin ötesine geçmeyin ve makul hedefler belirleyin. İlerlemek harika, ancak liste bittiğinde bunun üzerinde çalışabilirsiniz.
Her işte, sahibinin “hayır” demeyi öğrenmesi gereken bir nokta vardır. İster muhtaç bir çalışanla ister zor bir müşteriyle uğraşıyor olun, kendinizi çok ince yaymak işiniz için iyi değildir. Evet, müşterileri mutlu etmeniz gerekiyor, ancak bazen neredeyse imkansızı isteyeceklerdir. Evet demeden önce bir şeyi yapıp yapmamanın işiniz için iyi olup olmadığını düşünün ve yetki vermeyi öğrenin.
Küçük işletme sahipleri için zamanlarını şirketlerinin her yönünü mikro yönetimle harcamak cazip geliyor. Ancak, sahibinin varlığını gerektirmeyen görevler vardır. Çalışanlara, pozisyonlarının sınırları dahilinde harekete geçmeyi ve karar vermeyi öğretin. Bu, mikro yönetici için son derece zordur, ancak daha fazla müşteri çekmek gibi daha önemli diğer faaliyetlere odaklanmanız için size zaman ve enerji sağlar. Bir çalışan ekipman satın almak için sizi aramalı mı? Evet. Birisi işe iki dakika geç kaldı diye bir çalışan sizi aramalı mı? Muhtemelen değil. Her çalışanın karar verme yetkisinin kapsamını tanımlayan parametreler oluşturmak, küçük işletme sahibini küçük yangınları söndürmekten kurtaracaktır. Net sınırlara sahip olmak, çalışanların moralini de artıracaktır. Dürüst olmak gerekirse, insanlar genellikle mikro yönetimden nefret eder. Çalışanlarınızı yetenekleri için işe aldınız, öyleyse neden onu iyi bir şekilde kullanmıyorsunuz?
Çalışanlarınızla iletişim kurun ve işletmenizin son teslim tarihlerinden haberdar olun. Küçük işletme sahipleri hala yetki sahibidir ve aynı sayfada olduklarından emin olmak için çalışanlarıyla iletişim kurmaları gerekir. Her hafta son teslim tarihlerini onlarla tartışın ve yeni gelişmelerde sizinle iletişime geçtiklerinden emin olun. Müşterilerinizle bağlantıda kalın ve oyunun ilerleyen safhalarında projeleri etkileyecek yanlış iletişimleri önlemeye çalışın.
Kendinize biraz zaman ayırdığınızdan emin olun. Bu verimsiz hissettiriyor. Birçok şirket yöneticisi ve küçük işletme sahibi, meşgul ile üretkenliği birbirine karıştırmaktan suçludur. Ancak insanların dinlenmek ve rahatlamak için zamana ihtiyacı vardır. Çok sayıda çalışma, kısa molalar vermenin aslında genel üretkenliği artırdığını göstermiştir. Beyin durmadan çalışmak için kablolu değildir. Mola veren insanlar daha az hata yapar ve daha hızlı çalışır. Dr. Coker tarafından yapılan bir araştırma, internette kısa molalar veren kişilerin aşırı stresli meslektaşlarına göre yüzde dokuz daha üretken olduğunu açıklıyor. Şirketin iyiliği için bir dakika rahatlayın.
Hedeflerinize odaklanın. İşinizden ne istiyorsunuz? Hedeflerinizi ve oraya nasıl ulaştığınızı incelemek için her ay biraz zaman ayırın. Hangi stratejilerin sizi ileriye taşıdığına bakın ve hangilerinin sizi geri çektiğini belirleyin. Bu kulağa kolay gelebilir, ancak birçok küçük işletme sahibi günlük faaliyetlere o kadar odaklanmıştır ki, hedeflerini düzenli olarak incelemeyi ertelerler. Ancak, hangi yöntemlerin sizin için işe yaradığını keşfederken, sürekli değerlendirme size zaman ve para kazandırabilir.
Her şeyi evde yaparak tasarruf etmeye çalışmak cazip gelebilir. Bununla birlikte, dış kaynak kullanımı genellikle her şeyi kendiniz yapmaktan daha uygun maliyetlidir. Örneğin, bir muhasebeci olarak ayırdığınız zamanı müşteri adaylarını takip etmeye ve ilişkiler kurmaya ayırmanız daha iyi olabilir. Küçük işletme sahiplerinin yüzde 35’i işlerini gerçekten büyütmek için zamanları olmadığından yakınıyorsa, küçük işletme sahiplerinin çok fazla sıradan görev üstlendiği açıktır.
Özel projelerde dış kaynak kullanımı, yalnızca işletme sahiplerini daha verimli çalışmak için serbest bırakmakla kalmaz, aynı zamanda şirketin imajına ve karlılığına da fayda sağlayabilir. Örneğin, bir broşür oluşturmak için bir grafik tasarımcıyla çalışmak, muhtemelen bir Word belgesine bir şeyler yazmaktan daha iyi sonuçlar verecektir. Bir projeyi bir profesyonele yaptırmayı gerçekten göze alamıyorsanız, işin içine bakın. Muhtemelen çok yetenekli bir personeliniz var. Grafik tasarıma ilgi duyan biri, sizin yapabileceğinizden daha iyi bir iş bulabilir ve bu kişi, deneyim için bir profesyonelden biraz daha ucuza çalışmaya istekli olabilir.
Meşgul kalmak bir işi büyütmek değildir. Her işletme sahibinin programını değerlendirmesi gerekir. Evet, sorumlu bir mal sahibi neler olup bittiğini bilir ve birkaç saat harcamak zorunda kalır. Peki saatler en verimli şekilde mi geçiriliyor? Yangınları söndürmek ve yerinde koşmak için ne kadar zaman harcıyorsunuz? Zamanınız değerlidir ve ilerlemek için onu akıllıca kullanmalısınız. Yukarıda açıklanan zaman yönetimi ipuçlarından bazıları mantığa aykırı veya pahalı görünebilir, ancak müşterilerinizle birlikte olmaya zaman bulamadığınızda işletmenizin karşılaştığı kaybı düşünün. Bir işletme sahibi, şirketinin yüzüdür. İnsanlar güvendikleri sahiplerinden satın alırlar. Ancak, sahibi hiç görülmezse, müşteriler onu nasıl tanıyabilir? Bir satış yapmak, muhtemelen dış kaynaklı bir çalışan için ödediğiniz saatte 10 doları fazlasıyla telafi edecektir. Yaşam kalitenizi artırırken zamanınızı akıllıca kullanmayı ve işinizi büyütmeyi öğrenin.
