Çevrimiçi Faks Hizmetini Kullanmanın En Büyük Engelleri
Eski gelenekler zor ölür. İş dünyasında, özellikle işçilerin ve şirketlerin görevlerini yerine getirmek ve işi bitirmek için belirli bir yöntemi olduğunu düşündüğünüzde, daha da zor ölüyorlar. Hem çalışanın hem de işverenin ofis ortamında kullanıp kullanmadığından emin olmadığı yeni bir teknolojiye adapte olan bir şirket veya işletme söz konusu olduğunda hiçbir şey daha doğru olamaz.
Bu ikilemin mükemmel bir örneği, çevrimiçi faks veya bir çevrimiçi faks hizmetini ilk kez kullanmak olabilir. İşçiler ve şirketler, ofisteki geleneksel faks makinesine o kadar aşinadır ki, faks göndermenin başka herhangi bir yolu düpedüz saygısızlık gibi görünmektedir. İnsanlar belirli bir rutine alışırlar ve onu kırmak çok zor olabilir.
Bununla birlikte, tüm bunlardaki tasarruf zarafeti, işletmeler, şirketlerini veya işlerini pazarda daha rekabetçi hale getirmek için her zaman işletme maliyetlerini düşürmenin yeni yollarını ararlar. Çevrimiçi faks daha ucuz, daha kolay ve tamamen mobil… Şirketler rekabet gücünü korumak istiyorsa, en azından çevrimiçi veya e-posta faks kullanmanın faydalarını düşünmek zorunda kalacaklar – özellikle işleri satış getirmek, müşterilerle iletişim kurmak ve çalışanları ile iletişim halindedir.
Bu nispeten yeni teknoloji, bireylerin ve şirketlerin faks gönderme şeklini değiştiriyor. Büyük faks sağlayıcılarından birinde çevrimiçi bir faks hesabı edinin ve tüm fakslarınızı e-posta sisteminiz aracılığıyla Tiff veya Pdf dosyası olarak alın. Hatta herhangi bir iş kaybı yaşamadan eski faks numaranızı bu sisteme “taşıyabilirsiniz”. Ayrıca hesabınıza giriş yapabilir ve tüm faks işlerinizi hesabınızdan yapabilirsiniz ve web tabanlı olduğu için web’e bağlı herhangi bir yerden ve herhangi bir cihazdan erişebilirsiniz. Hatta aynı anda birden fazla faks gönderip alabilirsiniz ve artık meşgul sinyali veya kağıt sıkışması nedeniyle cevapsız fakslar olmaz.
Tüm bu avantajlara veya avantajlara rağmen, çevrimiçi faksın iş yerinde gerçekten kabul görmesi için bazı engelleri aşması gerekiyor. Bu engelleri yakından incelemek ve çevrimiçi faks hizmeti kullanmayla ilgili bazı korkuları ortadan kaldırmak faydalı olabilir.
1. Yeni Teknoloji – Eski Gelenekler
Yukarıda bahsedildiği gibi, özellikle yeni teknoloji söz konusu olduğunda eski gelenekler zor ölüyor. Çoğu insan çok hızlı adapte olur, ancak eski yöntemleri sürdürmeyi seven bazı kişiler ve şirketler vardır. Ancak, bu taraflara mevcut işlerini e-posta olmadan yürütüp yürütemeyeceklerini sorarsanız, biraz şaşkın bakışlarla karşılaşabilirsiniz. Çoğu şirket artık e-postayı iş yapmanın günlük bir parçası olarak kullanıyor, kullanmamak saçma gelebilir.
Çevrimiçi faksın, faksınızı yapmak için e-posta sisteminizden yararlandığını tam olarak açıkladığınızda, eski engelleri yıkmak daha kolay olabilir. E-posta hızlı ve basittir. Çevrimiçi faks hızlı ve basittir. Bu bakış açısından bakıldığında, geleneksel faks makinesinin modası geçmiş ve biraz da modası geçmiş durumda. Şirketler, fakslarını göndermenin yeni ve daha modern bir yolu olduğunu kabul etmelidir.
2. Basılı Kopya Lütfen
Birçok insan için diğer bir büyük engel, ellerinde gerçek faksa ihtiyaç duymalarıdır – mesajlarının basılı veya kağıt bir kopyası. Tüm bu e-posta fakslarıyla nasıl çalışabilir ve hatta dosyalayabilirim? Bunun üstesinden gelmek kolaydır – çoğu şirketin ve ofisin bir yazıcısı vardır, basılı bir kopyasını almak için e-posta faksınızı yazdırmanız yeterlidir.
Mesajlarınızı dosyalamaya gelince, hiçbir şey tüm e-posta mesajlarınıza erişmekten daha kolay olamaz. Bilgisayarınızda veya çevrimiçi hesabınızda saklanabilirler, ancak çoğu sağlayıcının mesajlarınızı çevrimiçi olarak ne kadar süreyle saklayabileceğiniz konusunda bir sınırı olduğu unutulmamalıdır. Bu yöntemle ister dün ister altı ay önce almış olun tüm fakslarınızı kolayca bulabilirsiniz.
3. Gizlilik
Gizlilik başka bir önemli endişedir, gerçekten hassas faksların İnternet üzerinden iletilmesini istiyor muyum? Aslında, mesajlarınızı şifreleyebildiğiniz ve YALNIZCA istenen alıcı veya kişi faksı aldığı için çevrimiçi fakslama tamamen gizli olabilir. Faksınızın alındığına dair bildirim bile alabilirsiniz. Doğrudan kişinin e-posta hesabına gönderilebilir ve faksı yalnızca onlar görebilir. Bunu, ofis makinesinin yanından geçen herkesin hassas bir şirket faksı veya mesajı görebileceği geleneksel yöntemle karşılaştırın.
4. İnternete Güvenmek
Bu engel yukarıdaki ile ilgili, internete ne kadar güveniyoruz? Sitelerin saldırıya uğraması ve hayati bilgilerin çalınmasıyla ilgili pek çok korku hikayesi okuduk – çoğu insan web’de iş yapmaya güvenmiyor. Daha fazla güvenlik önlemi alındıkça ve devreye girdikçe, bu engeller ve korkular yavaş yavaş ortadan kalkıyor.
Çevrimiçi alışverişte gördüğümüz gibi, genel halk web üzerinden iş yapmayı veya işlem yapmayı kabul etmeye başladı. Bu güvenin tam olarak oluşması biraz zaman alıyor ve bu, insanlar web’e ve İnternet’te işlerin nasıl yapıldığına daha aşina oldukça sonunda gerçekleşecek. Çevrimiçi bankacılık, web kullanıcılarının İnternet’e güvenmeye başladığı ve artık işlerin nasıl yapıldığına dair başka bir örnektir.
5. Çevrimiçi Faksın Nasıl Çalıştığını Anlamak
Bireyler veya şirketler bu yeni faks gönderme yönteminin gerçekte nasıl çalıştığını tam olarak anladığında birçok güven sorununun üstesinden gelinebilir. Tüm süreci açıklamanın en iyi yolu, onu e-posta ile karşılaştırmaktır. İnternet faksı, tüm mesajlarınızı veya fakslarınızı işlemek için e-posta sisteminizi ve üçüncü taraf bir çevrimiçi sağlayıcıyı veya sunucuyu kullanır. Küçük bir aylık ücret karşılığında (ortalama ayda yaklaşık 8 ila 10 ABD Doları), bu sağlayıcı tüm iletilerinizi işlemek/işlemek/depolamak için sizin adınıza hareket edecektir.
Kendi faks numaranız var ve seçtiğiniz sağlayıcıya bağlı olarak genellikle her numaraya eklenmiş 5 ila 10 e-posta adresiniz var. Bir faks alındığında, her bir e-posta adresine Tiff veya Pdf eki biçiminde gönderilir – faksınızı okumak için çevrimiçi hesabınıza da giriş yapabilirsiniz. Akıllı telefon, netbook veya dizüstü bilgisayar gibi herhangi bir mobil cihaz faks makineniz olarak kullanılabilir. Bu çok daha uygundur çünkü ne siz ne de çalışanlarınız ofis konumuna veya ortamına bağlı değilsiniz.
6. Değişikliklere Uyum Sağlamak
Son olarak, bir şeyi yapmanın herhangi bir yeni yolu gibi, birçok kişi ve şirketin değişikliklere uyum sağlaması zaman alır. Aynı şey çevrimiçi bir faks hizmeti kullanmak için de geçerli, insanlar bu değişikliklere kolayca uyum sağlayacak, ancak bu biraz zaman alacak. Pek çok durumda ve çevrimiçi faks gönderme de bir istisna değildir, genellikle erken uyum sağlayanlar en çok getiriyi elde eder. Yöntemlerini hızla değiştiren işletmeler ve şirketler, artık tüm fakslarını göndermenin ve almanın çok daha hızlı ve daha ucuz bir yoluna sahipler. Gerçekten taşınabilir ve kullanımı ve uygulaması çok daha uygun olan bir model.
Ayrıca, herhangi bir avantajın veya küçük bir avantajın bile fark yaratabileceği bu çok zorlu ekonomik zamanlarda şirketlerini çok daha rekabetçi hale getirebilir. Şirketler bu yeni teknolojiye veya mesajlarını göndermenin yeni yoluna uyum sağlamalı, yoksa kaybederler. Gerçek veya hayali tüm engelleri aşmaları ve en azından çevrimiçi bir faks hizmeti kullanmayı düşünmeleri gerekir, ancak tüm iş kararlarında olduğu gibi, karar sizindir.
